دانلود رایگان سوالات آزمون استخدامی شایستگی تحلیل و طراحی روش ها و فرآیندها بخش خصوصی
سوالات شایستگی تحلیل و طراحی روش ها و فرآیندها بخش خصوصی
شایستگی تحلیل و طراحی روش ها و فرآیندها
بطور کلی میتوان در یک دسته بندی کلان روش های تجزیه و تحلیل فرایندها را به گروه تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها و تجزیه و تحلیل کمی فرایندها تقسیم نمود.
روش های کیفی تجزیه و تحلیل فرایندها
تحلیل کیفی، بخش هنری مدیریت فرآیند کسب و کار را پوشش میدهد مثل کارهای هنری از جمله نقاشی است. مشابه فعالیت های هنری، تحیلی های کیفی نیز تنها از یک راه منجر به نتیجه نخواهند شد و به خلاقیت و تجربه تحلیلگر وابسته است. مثلاً زمانی که نقاشی کردن را آموزش می بینیم، یاد خواهیم گرفت که چگونه قلم مو را در دست بگیریم و رنگ ها را ترکیب کنیم و مواردی از این دست ولی بقیه نقاشی کردن به هنر و تجربه ما بستگی دارد. در تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها تعدادی از اصول و تکنیک ها وجود دارد که به ما می گوید که چه شیوه هایی منجر به تجزیه و تحلیل فرایند بصورت مناسبی می شود. سه نمونه از برترین تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها عبارتند از:
1- تحلیل ارزش افزوده
2- تحلیل دلایل ریشه‌ای
3- مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده یک تکنیک است که با هدف شناسایی مراحل غیر ضروری در یک فرایند با رویکرد حذف آنها است. این تحلیل دارای دو گام اساسی است:
- value classification یا طبقه بندی ارزش ها
- waste elimination یا حذف اضافات
در این تحلیل ابتدا، فعالیت‌ها به سه دسته زیر تقسیم میشود:
۱- دارای ارزش افزوده:آن را با VA نمایش می‌دهند. این نوع فعالیت‌ها برای مشتری ارزش یا رضایت ایجاد می‌کند.
۲- دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA): این نوع فعالیت‌ها برای انجام‌شدن کسب و کار به طور روان، مفید یا لازم است.
۳- بدون ارزش افزوده(NVA): این نوع فعالیت‌ها نه برای مشتری و نه برای کسب و کار ارزش افزوده ندارد.
تحلیل دلایل ریشه ای
در تحلیل دلایل ریشه ای تحلیلگر با کمک خبرگان برای هرکدام از مشکلات که باعث افزایش هزینه، زمان انجام کار، وجود خطا و عدم انعطاف میشود، دلایلی پیدا کرده و ریشه این دلایل را بررسی می‌کنند. در این روش تلاش میشود پس از شناسایی دلایل ریشه‌ای مشکلات، به حل آن پرداخته شود.
دو ابزار مهم برای این نوع تحلیل عبارتند از:
1- نمودار درختی یا نمودار Why-Why
2- نمودار استخوان ماهی (نمودار علت و معلول)
نمودار استخوان ماهی (نمودار علت و معلول):
یک نمودار علت-معلول شامل یک خط افقی اصلی (تنه) است که تعدادی شاخه ها از ان منشعب می شود. در انتهای تنه یک جعبه حاوی اثر منفی است که در حال تجزیه و تحلیل آن هستیم.
تنه دارای تعدادی از شاخه های اصلی مربوط به دسته های عوامل است. علل در زیر شاخه ها نوشته می شوند و گاهی اوقات، مناسب است بین عوامل اصلی که تاثیر مستقیم بر مسئله دارند، از عوامل ثانویه، که عوامل موثر بر عوامل اصلی است، تمایز قائل شویم.
نمودار درختی یا نمودار Why-Why
در تهیه نمودار چرا چرا یا نمودار Why-Why به طور مکرر این سوال پرسیده می شود: چرا چنین چیزی اتفاق افتاده است؟ این سوال چندین بار پرسیده می شود تا یک عامل که شرکت کنندگان آن را علت اصلی میدانند، پیدا شود.
روش های کمی تجزیه و تحلی فرایندها
هدف این است که با تحلیل کمی فرآیندها به طور واضح به بهبود عملکرد فرآیندها در چهار زمینه هزینه، زمان، کیفیت و انعطاف‌پذیری برسیم. یعنی پس از انجام تحلیل‌های کمی به طور واضح می‌توانیم بگوییم که با حذف یا تغییر یک بخش از فرآیند، چه مقدار از هزینه‌های شرکت کاهش می‌یابد.
۴ روش رایج در این تحلیل عبارتند از:
1- ارزیابی عملکرد
2- تحلیل جریان
3- تحلیل صف
4- شبیه‌سازی
ارزیابی عملکرد فرایندها
ابعاد عملکردی فرایند با شاخص های کلیدی عملکرد بررسی میشوند. شاخص عملکردی فرایند کمیتی است که میتوان بصورت واضح بر روی یک فرایند تعریف کرد مفروض بر اینکه داده ها برای اندازه گیری این شاخص در دسترس باشد.
برخی از مهم ترین ابعاد عملکردی فرایندها، زمان، هزینه، کیفیت و انعطاف پذیری است.
همچنین میتوان از مدل های مرجع برای شناسایی شاخص های عملکردی فرایند مورد نظر بهره برد. مثل: APQC، Scor یا ITIL در حوزه فناوری اطلاعات
تحلیل جریان
تجزیه وتحلیل جریان گروهی از تکنیک‌هایی است که به ما امکان میدهد تا عملکرد کلی فرایند را با توجه به دانشی که در مورد عملکرد فعالیت هایش داریم تخمین بزنیم. برای مثال اگر میانگین زمان چرخه هر فعالیت را بدانیم، می‌توانیم با استفاده از تجزیه وتحلیل جریان، زمان چرخه کل فرآیند را محاسبه کنیم. همچنین می‌توانیم با دانستن هزینه اجرای هر فعالیت، با استفاده از تجزیه وتحلیل جریان، میانگین هزینه یک نمونه فرایند را محاسبه کنیم یا میزان خطای فرایند را با توجه به میزان خطای هر فعالیت محاسبه کنیم.
بسیاری از مراحل آن شبیه مراحل انجام تحلیل‌های کمی بر روی کنترل پروژه است. ابتدا با شناسایی زمان انجام هر فعالیت، زمان سیکل انجام فرآیند به دست می‌آید. سپس با توجه به داده های موجود از کارکرد سیستم، بررسی می‌کنیم که آیا میتوان با کاهش مدت انتظار، سرعت فرآیند را افزایش داد یا خیر؟ درنهایت به ارائه پیشنهاد برای این کار و ارزیابی آنها پرداخته خواهد شد.
برای درک دامنه و کاربرد تجزیه وتحلیل جریان، با نشان دادن اینکه چگونه تجزیه جریان را میتوان برای محاسبه میانگین زمان چرخه یک فرایند به کار برد، آغاز می‌کنیم.
زمان چرخه فرآیند میانگین زمانی است بین لحظه ای که فرآیند شروع شود تا لحظه ای که تکمیل میشود. به طور کلی زمان چرخه فعالیت را میانگین زمانی است بین زمانی که فعالیت آماده برای اجرا است و لحظه‌ای کامل میشود.
تحلیل صف
نظریه صف مجموعه‌ای از تکنیک‌های ریاضی است که به بررسی وضعیت منابع سیستم می‌پردازد. در صورتی که در یک سیستم فاصله زمانی بین اضافه شدن افراد از مدت زمان پاسخگویی کمتر باشد، صف ایجاد میشود. در این تحلیل، به بررسی ایجاد صف در فرآیند کسب‌وکار پرداخته میشود.
تئوری صف مجموعه ای است از تکنیک‌های ریاضی برای تجزیه وتحلیل سیستم‌هایی است که دارای رقابت منابع هستند. رقابت بر سر منابع ناگزیر به صف می‌انجامد، همانطورکه احتمالاً همه ما در سوپرمارکتها، در بانکها، ادارات پست یا ادارات دولتی تجربه کرده ایم. تئوری صف تکنیک‌های تجزیه وتحلیل پارامترهای مهم یک صف مانند طول انتظار صف و یا زمان انتظار یک مورد در صف را میدهد.
در نظریه‌ی صفِ پایه، یک سیستم صف به صورت یک یا چند صف و یک خدمت که توسط یک یا چند خدمت دهنده ارائه شده دیده میشود. عناصر درون صف، بسته به نوع محتوا، وظایف (Jobs) یا مشتریها نامیده میشوند. به عنوان مثال در مورد سوپرمارکت، خدمت مورد نظر، کنترل هنگام خروج می‌باشد. این سرویس توسط صندوقداران مختلف (خدمت دهنده ها) ارائه میشود. همچنین در مورد بانک، در مورد خدمتی که برای انجام یک معامله بانکی است، خدمت دهنده ها تحویلداران هستند، معمولاً یک صف واحد و چندین خدمت دهنده (تحویلدار) وجود دارد. این دو نمونه تمایز مهم بین سیستم‌های صف چندتایی (مانند سوپر مارکت) و سیستم‌های صف تکی (مانند بانک) را بیان می‌کنند.
شبیه‌سازی فرایندها
در این روش، فرآیند را در سیستم کامپیوتری طراحی کرده و کامپیوتر به طور مداوم فرآیند را اجرا می‌کند. در شبیه‌سازی پس از اجرای چندین باره فرآیند، به عنوان خروجی، ثبت اطلاعات انجام فعالیت‌ها، زمان سیکل و اطلاعات مشابه نمایش داده میشود. تحلیلگر به کمک این اطلاعات می‌تواند فرآیند را ارزیابی کرده و درمورد آن تصمیم‌گیری نماید.
شبیه سازی فرایند تقریباً محبوبترین و گسترده ترین روش پشتیبانی تجزیه و تحلیلِ کمی مدل‌های فرآیند است. ایده اصلی پشت شبیه سازی فرایند بسیار ساده است. در اصل شبیه سازِ فرایند تعداد زیادی از نمونه‌های فرضی یک فرایند را تولید می‌کند، این موارد را گام به گام اجرا و هر مرحله در این اجرا را ثبت می‌کند. خروجیِ شبیه ساز معمولاً شامل ثبت‌های شبیه سازی و همچنین آمارهایی مربوط به زمان چرخه، متوسط زمان انتظار و میانگین بهره وری از منابع است.
دانلود سوالات شایستگی تحلیل و طراحی روش ها و فرآیندها بخش خصوصی
